Персонифицированный учет – это сведения, подаваемые в Пенсионный фонд России. В персонифицированном отчете содержатся данные о страховом стаже и уплате пенсионных взносов. Отчетность в ПФР должны сдавать организации и частные предприниматели по работникам, которые оформлены на работу по договору (как по трудовому, так и по гражданско-правовому).

С 2011 года правила сдачи отчетности стали более жесткими: если до 2010 года сдавать отчетность в Пенсионный фонд нужно было раз в год, то с 2011 года это нужно делать каждый квартал (4 раза в год), строго выдерживая сроки. Обращаю ваше внимание, что с 01 апреля 2016 года, страхователи обязаны предоставлять отчеты в ПФР ежемесячно.

Кроме того, организации сдают нулевую отчетность в пенсионный фонд раз в год в случае, если деятельность не велась и заработная плата работникам не выплачивалась. При этом необходимо приложить письмо на официальном бланке в произвольной форме об отсутствии финансово-хозяйственной деятельности и справку из банка об отсутствии движения денежных средств по расчетному счету.

Помимо прочего, начиная с 2011 года, отчет в пенсионный фонд по персонифицированному учету необходимо сдавать вместе с расчетом по страховым взносам на пенсионное и медицинское страхование. Отсутствие факта одновременного представления расчета и сведений персонифицированного учета является причиной отказа в приеме отчетности.

Перед сдачей отчетности в пенсионный фонд индивидуальных сведений необходимо провести сверку расчетов с отделением ПФР за отчетный период.

Обращаю ваше внимание! Начиная с отчета за 2011 год, индивидуальные предприниматели, которые не имеют наемных работников, персонифицированную отчетность ИП в ПФР не сдают.

Вы можете обратиться ко мне по поводу услуг по персонифицированному учету. Я предоставляю их как отдельно, так и вместе с бухгалтерскими услугами.

Для тех организаций, которым я предоставляю бухгалтерские услуги, услуга персонифицированного учета входит в общую отчетность. Я готова также помочь Вам подготовить, а при необходимости и сдать, персонифицированную отчетность в ПФР на разовой основе.

Я профессионально проконсультирую Вас по вопросам персонифицированного учета.

Стоимость ведения персонифицированного учета составления и сдачи отчетности можно посмотреть на сайте в разделе Стоимость услуг.

Документы, предоставляемые для составления и сдачи отчетности в ПФР (полный комплект):

Работодатель:

• выписка из ЕГРЮЛ;
• свидетельство о постановке на учет в Пенсионном фонде;
• коды статистики;
• номер телефона.

Работник:

• фамилия, имя, отчество;
• дата рождения;
• паспортные данные;
• адрес регистрации;
• адрес фактического места жительства;
• номер страхового свидетельства в Пенсионном фонде(СНИЛС);
• точные даты времени работы за отчетный период, а также информация об отпусках по уходу за ребенком, беременности и родам, отпусках без оплаты, периодах нетрудоспособности;
• информация о заработной плате, о взносах в Пенсионный фонд (страховая и накопительная часть);
• а также необходимы копии платежных поручений по уплате взносов за отчетный период и копия формы АДВ-6-2 за прошедший отчетный период.

Ранее персонифицированная отчетность включала в себя:

• Форма АДВ-2. Заявления об обмене страхового свидетельства.
• Форма АДВ-3. Заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства.
• Форма АДВ-11. Ведомость уплаты страховых взносов.

Начиная с 2014 г. сведения персонифицированного учета о застрахованных лицах представляются не отдельно, а в составе Расчета по форме РСВ-1 ПФР.

Сведения персонифицированного учета отражаются в разделах 2.5 и 6 новой формы РСВ-1 ПФР.

раздел 2.5 – Сведения по пачкам документов, содержащих расчет сумм начисленных страховых взносов в отношении застрахованных лиц – аналог формы АДВ-6-2

раздел 6 – Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений и страховом стаже застрахованного лица – аналог форм СЗВ-6-4

Для подготовки электронной отчетности в ПФР Вы можете воспользоваться любой программой. С целью обеспечения проверки файлов отчетности в электронной форме по страховым взносам (РСВ) и персонифицированному учету разработана программа CheckXML-UFA. Бесплатные программы для подготовки и проверки индивидуальных сведений в электронной форме представлены в разделе "Бесплатные программы для работодателей" сайта Пенсионного фонда РФ. Классификатор адресов России (КЛАДР) можно скачать с сайта ГНИВЦ или сайта ФНС России или просто обратиться ко мне.